Dokumentenprozesse in den Griff kriegen, vom Posteingang bis zur Rechnung.
Ich automatisiere dokumentenlastige Abläufe bei Mittelständlern und inhabergeführten Betrieben in der Region Nürnberg: Posteingang, Belegverarbeitung, Rechnungen rein und raus.
Kostenlos. Eine E-Mail genügt, die Antwort kommt von mir und nicht von einem Ticketsystem.
Was das konkret heißt
Ein Beispiel: Post und E-Mail-Anhänge werden automatisch erkannt, zugeordnet und landen am richtigen Ort statt auf einem Stapel.
- Post kommt
- auf den Stapel
- sichten, sortieren
- abtippen
- Ordner suchen, ablegen
- Post & E-Mail rein
- automatisch erkannt & zugeordnet
- im richtigen Ordner, buchbar
So arbeite ich
Erst aufräumen und digitalisieren, dann gezielt automatisieren.
Zuerst werden überflüssige Schleifen entfernt oder Schritte zusammengefasst. Danach wird so viel wie möglich maschinell abgearbeitet, mit bewussten Grenzen, an denen manuelle Tätigkeiten notwendig sind.
- 1. VisualisierenWir schauen uns gemeinsam an, wie der Ablauf heute wirklich läuft.
- 2. DigitalisierenDer Ablauf wird aufgeräumt und mit den vorhandenen Systemen digital abgebildet. Neue Software gibt es nur, wenn sie gebraucht wird.
- 3. AutomatisierenWas stumpf und wiederkehrend ist, übernimmt die Maschine. Ich setze nicht überall KI drauf, nur weil es gerade in ist. Sie kommt nur dorthin, wo sie wirklich etwas bringt.
Erst prüfen, dann bauen. Bevor etwas umgesetzt wird, rechne ich durch, ob es sich lohnt. Schnickschnack fliegt raus.
Woher die Erfahrung kommt
Hauptberuflich bin ich Solution-Architekt bei der Nürnberger Versicherung. Dort verantworte ich die Systeme für Posteingang, Vorgangsbearbeitung, Ausgangspost und Archiv.
Der Einstieg: ein Prozess-Audit
- Der Ist-Ablauf als Bild
- Die Schmerzpunkte, klar benannt
- Was sich sofort lohnt und was potenzielle Ausbaustufen sind
- Eine Roadmap mit Preisschild
- Vorauswahl
- Detaillierte Aufnahme
- Ergebnistermin
- Umsetzung mit mir oder ohne mich
Folgt die Umsetzung mit mir, wird das Audit voll angerechnet. Die Roadmap ist so geschrieben, dass sie auch jemand anderes umsetzen kann.
Was ich empfehle, nutze ich selbst
Meinen eigenen Betrieb habe ich so gebaut, wie ich es empfehle. Angebote, Buchhaltung und Verwaltung laufen weitgehend automatisiert, die E-Rechnung eingeschlossen. Ich komme jederzeit an Kundenunterlagen und den Stand eines Projekts und kann vom Handy aus Abläufe anstoßen oder offene Aufgaben unterwegs erledigen.
Und bei mir spricht man immer mit dem, der das System auch baut.
Was liegt gerade auf dem Stapel?
Zwei Sätze per E-Mail genügen. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Erstgespräch anfragenoder direkt an hallo@jhonny-daum.de